Особенность проектов по автоматизации: параллельное выполнение работ из разных этапов проекта

Главное грамотно их совместить! А если не совмещать,  проект может серьезно затянуться. Сегодня об этом.

Прошло уже 2 месяца со старта проекта по автоматизации учета в организации Пупкина Василия Петровича. И я продолжаю рассказывать о том, как идут у него дела.

Окончательно завершено только несколько этапов проекта. Напомню, что план реализации проекта следующий.

  1. Описание бизнес-процессов (настоящий мозговой штурм для владельца и специалистов-внедренцев);
  2. Поставка оборудования;
  3. Подготовка рабочих мест;
  4. Установка оборудования;
  5. Установка программного обеспечения;
  6. Настройка системы;
  7. Тестирование;
  8. Обучение пользователей;
  9. Ввод начальных данных в базу 1С УТ (справочники);
  10. Инвентаризация;
  11. Ввод начальных данных в информационную базу 1С УТ 8 (остатки);
  12. Запуск в эксплуатацию;

На текущий момент считать завершенными можно только первые пять этапов. 6, 7, 8 и 9 этапы еще в работе и выполняются параллельно. Если все выполнять последовательно в соответствии с планом, то проект может серьезно затянуться во времени.

Поэтому пока оборудование было в пути, был завершен первый и третий этапы.

Как только оборудование пришло, сразу же началась работа по его установке на рабочих местах в соответствии со схемой:

В офисе был установлен сервер, в магазинах установлены POS-системы. Установлено программное обеспечение: на сервере в офисе и на компьютере на главном складе инсталлирована (установлена) платформа 1С, установлены конфигурации 1С Управление торговлей 8 и 1С Бухгалтерия предприятия 8. POS-системы имеют предустановленную кассовую программу Frontol CE, поэтому их только собрали (соединили все комплектующие и включили в розетку J )

Потом были выполнены все необходимые настройки в кассовых программах Frontol CE: заведено необходимое число пользователей с правами кассира (кассиры могут только регистрировать продажи, не могут делать возвраты, обмены и снимать z-отчеты), установлен запрет отрицательных остатков (невозможно пробить товар, которого нет на остатке), запрет изменения цены вручную, запрет ручных скидок.

В дальнейшем, возможно по ходу работы будут сделаны и другие настройки, но то, что сделано вопрос первой необходимости. Таким образом, будет организован контроль за денежными средствами в кассе магазинов.

Далее, после настроек кассовой программы, начинается длительный этап обучения кассиров. Т.е. до тех пор, пока не закончиться вся другая работа вплоть до 12-го этапа. И пока POS-системы не будут уже в реальном действии работать, продавцы и кассиры будут обучаться.

Дело в том, что, как правило, продавцы и кассиры – это категория людей, далеко не продвинутая в плане пользования компьютерной техники. И просто необходимо, довести уровень знаний до очень хорошего, до автоматизма. Иначе после начала работы магазина, когда надо будет использвать POS-систему, сканер и принтер чеков, работа магазина приостановится.

В утренние часы, когда посетителей в магазине мало, продавцы и кассиры имитируют ситуации покупок, и «продают» друг другу товары. Знание назначений клавиш на POS-системе должно быть доведено просто до автоматизма.

Теперь, когда продавцы и кассиры заняты делом, реализуя 8-й этап проекта, специалисты берутся за работу над сервером и программами 1С.

На сервере создана информационная база с конфигурацией 1С Управление торговлей 8, и информационная база с конфигурацией 1с Бухгалтерия предприятия 8. Это будут информационные базы для работы организации. Но для обучения пользователей созданы еще две информационные базы Демо, с первоначальными данными. Именно в этих базах обучаются сотрудники правилам ведения учета в конфигурациях 1С.

Правда на текущий момент пользователи обучены только совсем-совсем основным приемам работы в программе, достаточным для того, чтобы внести данные в справочники, в частности в справочники «Номенклатура» и «Контрагенты».

В информационной базе 1С Управление торговлей 8, где будет вестись учет уже «по-настоящему», на текущий момент сделано следующее: заведено необходимое число пользователей, для пользователей назначены роли, разграничены права, и выставлены настройки, введены записи в справочники, отражающие структуру предприятия, т.е. в справочники «Организации», «Склады», «Кассы», «Кассы ККМ».

Организация у Пупкина Василия Петровича одна, соответственно сделана одна запись в справочник «Орзанизации», внесены реквизиты организации и внесены реквизиты банковских расчетных счетов.

Складов заведено 7: один склад оптовый (в программе указывается тип склада «оптовый»), 3 склада розничных – это розничные магазины (в программе указывается  тип склада «розничный») и 3 склада – неавтоматизированные торговые точки (в программе указывается тип склада «НТТ»).

В справочнике «Кассы» заведена одна касса организации, в Справочнике «КассыККМ» заведено 3 кассы, на каждый магазин по одной.

Итак, сотрудники организации подошли к одному очень ответственному моменту – к вводу данных в справочник «Номенклатура». Да, да, это очень важная работа, поскольку справочник «Номенклатура» предприятия – это прежде всего товарный классификатор.

И руководителю, а также управляющим необходимо будет в дальнейшем работать с этим товарным классификатором, выводить из ассортимента нерентабельные позиции, принимать решение о вводе в ассортимент новых товаров, рассчитывать оптимальный товарный запас самых ходовых товаров и т.д. Я уже не говорю про то, что номенклатура должна корректно вводиться для исключения пересортицы и всякого рода технических ошибок пользователей, особенно новых сотрудников, которые не знают наизусть  ассортимент.

Стоимость услуг
Наши партнеры
Акция! Сайт для клиента! %