Почему без бизнес-процессов немыслима автоматизация торговли

В этой статье в продолжение предыдущей истории , я расскажу вам о том, как продвигаются дела у Василия Петровича Пупкина.

Итак, на текущий момент подписаны все договоры на поставку оборудования, на оказание услуг, составлен подробный каледнарный план реализации проекта, Василием Петровичем оплачены выставленные счета. Кроме того уже завершен первый этап реализации проекта – Описание бизнес-процессов организации.

Часто в малом бизнесе владельцы вообще не делают описания бизнес-процессов, и даже автоматизируя учет этим этапом пренебрегают, и, внедряя программу, начинают с расстановки оборудования и настройки программ. И потом уже начинают приспосабливаться к нововведениям. Причем каждый сотруник приспосабливается в меру своего ума, таланта и понимания общей картины учета.

А ведь именно из-за того, что владельцы не описывают процессы, не стандартизуют  и не оптимизируют их, качество таких протекающих процессов, мягко говоря, невысокое. И это одна из главных бед отечественного бизнеса и его низкой конкурентоспособности в мире.

Бизнес-процесс – это стандартный набор действий, которые выполняются в организации для получения заданного результата. Например, выполнение заказа покупателя: от входящего звонка до получения оплаты и отгрузки товара состоит из следующих действий.

Входящий звонок клиента – получение заявки – подготовка счета на оплату – выставление счета на оплату-получение оплаты от покупателя  — подготовка документов наотгрузку – отгрузка со склада – доставка клиенту.

Бизнес-процессы составляют суть бизнеса.

Как правило, процессы многократно повторяются в более менее неизменном виде. Из этого следует простой, но очень важный вывод: алгоритм выполенения процесса можно зафиксировать, а затем совершенствовать, снижая затраты, уменьшая время выполнения и т.д.

Бизнес-процесс должен быть: а) описанным, б) оптимальным, и в) действительно выполняться согласно описанию. Именно от этого зависят результаты работы компании, в том числе и финансовые.

 

Владельцы и менеджмент компании получают следующую выгоду от формализации и оптимизации процессов:

  1. Четкое понимание того, как работает компания (зачастую в процессе описания разгораются ожесточенные споры).
  2. Стандартизацию процессов (когда они не описаны, каждый работник выполняет задачи в меру своего понимания и таланта).
  3. Повышение качества работ и управляемости бизнеса.
  4. Возможность осознанно улучшать деятельность компании, в т.ч. взаимодействие подразделений.
  5. Уменьшение зависимости бизнеса от человеческого фактора сотрудников, снижение требований к компетенции сотрудников и уровню их IQ, возможность найма более дешевого {персонала}.
  6. И, как следствие, повышение удовлетворенности {клиентов}, снижение издержек и рост прибыли.

Специалисты  Софт-трейда по своему опыту знают, что этапом описания бизнес-процессов пренебрегают многие владельцы бизнеса, реализуя проект автоматизации учета. Все потому, что не понимают сути и предназначения этого важного этапа, и считают, что «и так все понятно, что у нас происходит, зачем тратить время на какое-то описание бизнес-процессов». Специалисты Софт-трейда не стали убеждать в необходимости этого этапа, отвоевывать время на его проведение, они поступили просто: поставили перед фактом Василия Петровича, что согласно календарного плана, 11 января 2013 года в вашем кабинете произойдет собрание и необходимо обеспечить присутствие владельца, главного бухгалтера, остальных бухгалтеров, заведующих магазинов, сотрудников, занимающихся учетом, кладовщиков. Василию Петровичу необходимо было выбрать время, организовать собрание, обеспечив явку всех участников.

Итак, все участники собрались в кабинете Василия Петровича, недоумевая, что же конкретно они будут делать. Ведь никто и никогда еще не занимался описанием бизнес процессов.

И только непосредственно на собрании специалисты Софт-Трейда прояснили, что такое бизнес-процесс, зачем их описывать. Для того, чтобы найти серьезные организационные ошибки в работе предприятия и устранить их. В дальнейшем схема бизнес процессов будет совершенстоваться, т.е. бизнес-процессы будут оптимизирвоаться.

Спеуиалисты Софт-трейда убедили членов собрания, что мало нарисовать процесс в том виде, как он протекает сегодня. Потому что, как правило, он выполняется не самым оптимальным образом. Это происходит потому, что процессы в организации складываются исторически. И нам надо сделать новые, более оптимальные, версии процессов, и внедрить их в работу.

Классический подход к оптимизации выглядит так:

  1. Сначала процесс описывают «как есть» (состояние «AS IS»)
  2. Потом проектируют, «как должно быть» (состояние «TO BE»)
  3. После этого пытаются внедрить разработанный процесс.

Какие минусы у такого подхода?

  • Описание «как есть» — долгий и трудоемкий процесс, а польза его очень сомнительна. Вот представьте, что вы изучали компанию, положим месяц. В конце получили кипу отчетов, которые кратко презентуете руководству. Ну и что толку? Что со всем этим делать? Это выгодно консультантам, но дает очень мало пользы компании. А зачастую и вред, т.к. в процессе описания руководителей и сотрудников компании отвлекают от работы, а результат все равно создается промежуточный. В итоге люди разочаровываются, и когда доходит до реальных перемен, они уже перестают верить в проект и консультантов.
  • Часто в процессе описания уже возникает желание сделать какие-то улучшения, но при такой технологии – нельзя! Кстати, описание «как есть» вообще часто является фикцией, т.к. процессы в компании зачастую протекают по-разному.
  • Проектирование новых процессов часто выполняют консультанты и/или руководители в «кабинетном режиме», т.е. без контакта с теми, кто в этих процессах реально участвует. А потом выясняется, что в новых процессах не учтено множество нюансов, и попытки «натянуть» их на реальную компанию приводят к провалу. Поскольку сотрудники компании не участвовали в проектировании новых процессов, то в процессе внедрения начинается активное и пассивное сопротивление персонала.

В своих проектах специалисты Софот-трейда используют альтернативный подход к описанию бизнес-процессов. И в проекте Пупкина также стали описывать процессы, отталкиваясь от того, как он протекает сегодня, но «с прицелом» на ближайшее будущее. То есть, рисуем его таким, каким он должен стать в течение ближайшего месяца-трех. В обсуждении процесса участвуют все причастные к процессу руководители и ключевые сотрудники. Таким образом, по ходу они выдвигают предложения, которые, во-первых, хорошо обоснованы, а, во-вторых, не будут в дальнейшем вызывать сопротивления при внедрении.

Итак, один специалист Софт-трейда вел беседу, задавал вопросы, все принимали участие в обсуждении, другой специалист фиксировал все в виде схемы на специальной доске, чтобы все видели, что получается.

Собрание переросло в бурное обсуждение сегодняшней ситуации в учете. Кстати Василий Петрович понял, что его работникам небезразлична судьба его организации, кроме того, он увидел в своих сотрудниках умных и дальновидных людей.

В процессе дискуссии и схематичного описания бизнес-процессов выявили очень много ненужных и бесполезных процессов, происходящих в организации.

Наконец каждый смог высказаться, выразить свое мнение в присутствии коллег по поводу организации работы в зоне своей ответственности.

В общем, такое мероприятие не прошло зря для организации Василия Петровича Пупкина. Ведь помимо того, что было теперь ясно, как конкретно все будет выглядеть. ВП разглядел в своих сотрудниках очень ценных работников, способных стратегически мыслить, и понял, что не обязательно все тащить на своей уставшей шее, многое можно поручить своим сотрудникам, главное все четко и понятно разъяснить. И они прекрасно справяться! Теперь он уже был в этом уверен! И у ВП будет время на то, чтобы заниматься не рутиной, а стратегиями развития своей организации.

Получившаяся схема бизнес-процессов получилась достаточно объемная, для того чтобы его публиковать в данной статье. Но в каждом последующем номере журнала будет рассказываться о том, как автоматизируется тот или иной процесс. Поэтому как описаны процессы, вы обязательно увидите, только частями.

Автор: Марина Калинина

Стоимость услуг
Наши партнеры
Акция! Сайт для клиента! %