Скажите, какой у вас склад, и я скажу кто вы

Продолжаю рассказывать о том, как идут дела у ИП Пупкина в проекте по автоматизации учета.

Сейчас проект на этапе ввода начальных остатков в информационную базу 1С Управление торговлей 8 10.3.

На этом этапе необходимо внести в информационную базу долги по взаиморасчетам с контрагентами (долги организации поставщикам и долги покупателей перед организацией) и, самое трудное посчитать и внести остатки товаров.

Это сложный этап в плане его организации. Вбить данные в программу просто. А вот как организовать этот этап, чтобы быстро провести инвентаризацию, внести данные в программу и сразу же начать вести учет в программе. При этом Василию Петровичу Пупкину жутко не хотелось, чтобы серьезные трудозатраты  улетели псу под хвост, иными словами, нужно чтобы все было быстро и правильно посчитано в ходе инвентаризации, чтобы быстро и правильно внесено в программу, и чтобы после ввода данных весь учет уже велся в новой системе.

 

Смело Могу сказать, что Василий Петрович просто прирожденный организатор. И хочу рассказать, как совершая простые действия, сотрудники легко и непринужденно сделали все как положено, все как хотел Василий Петрович.

Проект по внедрению программы для учета заставил Василия Петровича всерьез заняться складским хозяйством.  А иначе как в дальнейшем сделать так, чтобы все торговые операции, которые происходят в организации своевременно и правильно оформлялись в программе.

Смотрите, что сделал Василий Петрович за последний месяц, подготавливая свое складское хозяйство к  тому, что учет будет вестись в программе

  1. Четко ограничил материальную ответственность. На одном складе только один человек несет полную материальную ответственность. Никаких коллективных распределений матответственности. На главном складе, на складах в магазинах – это кладовщики, в неавтоматизированных торговых точках  - продавцы.
  2. На главном (оптовом) складе организации именно кладовщик организует и контролирует процессы приема, хранения и отгрузки товара. (Конечно же в соответствии с требованиями организации, а не так как ему хочется).
  3. На складах в магазинах (где храниться товар до того как его переместят в торговый зал) именно кладовщики организуют и контролируют процессы приема и хранения товара, а также процесс перемещения товара в торговый зал. (также в соответствии с требованиями организации)
  4. В неавтоматизированных точках продавцы организуют и контролируют  процессы приема, хранения и реализации товаров (в соответствии с требованиями организации,  и конечно же, в соответствии с правилами торговли и законами РФ).
  5. Материально-ответственные лица соблюдают принцип: «Ничего на склад без документа не входит, и ничего со склада без документа не уходит»
  6. Руководящий состав организации всегда предупреждает подчиненных кладовщиков и продавцов о том, когда и что за товар придет.
  7. Подошли к главной части складского хозяйства: физический порядок на складе, т.е. товары правильно расположены. Так, чтобы к ним не был ограничен доступ, и товары в штабелях легко просчитывались.
  8. Один из грузчиков склада или магазина ответственный за то, чтобы товары при выгрузке на склад  укладывались в ровные штабеля в соответствии с технологией кладки – ровными рядами «тройками», «пятерками», «семерками», «десятками». Главное, чтобы в рядах было одинаковое количество коробок, мешков и т.д. Этот же грузчик ответственный за то, чтобы при отгрузке со склада коробки или мешки из уложенных ровными рядами штабелей брались только из верхнего ряда.
  9. На складах и в розничных точках должно соблюдаться правило: у одного вида товара только одна открытая коробка или упаковка
  10. Материально-ответственные лица ответственны за то, чтобы в первую очередь отгружались товары с более ранней датой производства.

Вот таким образом, с помощью простых, и не кардинальных изменений в организации был наведен порядок на складах и в розничных точках. Причем не просто порядок как временное явление до окончания инвентаризации. Был наведен порядок  в складском хозяйстве, это значит порядок и чистота всегда, даже в форс-мажорные периоды (например, в предпраздничные дни).

Конечно, Василию Петровичу пришлось использовать еще методы кнута и пряника, мотивировать работников, так сказать. А вообще, в очередной раз убеждаюсь, что работники положительно реагируют на изменения, когда им говорят конкретно,что и как делать, а не просто указывают «Работаем лучше!» или«Наведите тут порядок!».

Я не рассказала, что было сделано касательно порядка в товарах в торговых залах магазина. Там особый случай. В торговых залах была проработана выкладка, а не просто наведен физический порядок. Т.е. товары на полках лежат так, как удобно покупателю выбирать, причем лежат аккуратно , ровными рядами.

Теперь, все места, где находятся товары, подготовлены  к инвентаризации.

Василий Петрович всего на два дня приостановил работу всей организации. При этом успели провести инвентаризацию во всех объектах.

Удивительно, но на инвентаризацию главного склада ушло всего 2,5 часа (не считая ввода данных в программу):

  1. Оператор базы данных распечатали инвентаризационную опись. (Поскольку на момент печати описи учет в программе не велся, распечатать опись из сформированного документа в 1С УТ «Инвентаризация товаров» невозможно. Оператор соорудил опись в Excelиз сформированного прайс-листа. Ведь номенклатурный перечень уже внесен).
  2. Далее в составе из 5- человек товары был произведен непосредственно пересчет товаров на складе. В пересчете товаров принимали участие: Василий Петрович, бухгалтер, кладовщик и два грузчика. Пересчет был сделан за 2,5 часа. Се потому что товары составлены так, что легко просчитаны, время на поиски коробок и разгребания куч не уходило.
  3. Далее заполненная опись с фактическими остатками была передана оператору Базу данных, а Василий Петрович с бухгалтером отправились в один из магазинов.
  4. Оператор базы данных сформировал документ «Оприходование товаров»

По аналогии была проведена инвентаризация в магазинах и торговых точках.

В магазинах инвентаризация заняла больше времени,  среднем по 4 часа. Потому что в отличие от главного склада, не все товары лежат в запакованных коробках, и приходиться пересчитывать содержимое распечатанной коробки. Облегчает процесс пересчета то, что у каждого вида товара только одна вскрытая упаковка или коробка.

Согласитесь, при таком подходе процесс инвентаризации не отнимает кучу энергии и сил, когда приходиться долго и муторно возиться в коробках и мешках.

При таком подходе проведение инвентаризаций можно сделать регулярным. При этом останавливать работу всей организации не придется. На главном складе можно быстро провести инвентаризацию, назначать ее на «безлюдное время», например, проводить ее рано утром, до того как начнется отгрузка на магазины и отгрузка доставки.

В розничных магазинах реально проводить инвентаризации  по товарным категориям хоть раз в неделю, назначать ее на безлюдное время, рано утром или ночью.

Таким образом, с успехом был завершен мега-проект наведения порядка в складском хозяйстве, и успешно завершен этап ввода начальных остатков в информационную базу 1с.

Я не буду повторяться, и рассказывать о том, как вводятся данные в программу (как приходуются начальные остатки товаров и как вводятся начальные остатки по взаиморасчетам с контрагентами). Обо всем этом я подробно рассказываю в тренинге «Учет и контроль в торговле». К тому же у меня  блоге есть видео и статьи по этим вопросам (marina-kalinina.blogspot.ru/).

Научиться вводить данные в программу – сущие пустяки по сравнению с тем как организовать работу сотрудников, и получить нужный результат.

Ну что же, я считаю, опыт Пупкина В.П. вам будет очень полезен и интересен.

До встречи в следующих статьях. Я расскажу о следующем этапе, который пережила организация Василия Петровича после этапа ввода первоначальных данных.

Автор: Марина Калинина

Стоимость услуг
Наши партнеры
Акция! Сайт для клиента! %